VeriFactu será obligatorio para las empresas desde el 1 de enero de 2027, y para los autónomos desde el 1 de julio de ese mismo año. En otras palabras, VeriFactu está a la vuelta de la esquina. Aunque estas fechas todavía puedan parecer lejanas para algunos, es conveniente no dejar las cosas para el último momento.
Aunque adaptarse a VeriFactu, como ahora veremos, no es necesariamente difícil, es algo que no es cuestión de un día: es necesario comparar opciones y elegir el software adecuado, probarlo, formar a los empleados, importar la información desde el software utilizado previamente, adquirir nuevos dispositivos, entre otros. En este artículo, repasaremos brevemente los puntos más importantes sobre VeriFactu y su inminente entrada en vigor, veremos cómo adaptarse y arrojaremos luz sobre confusiones y preguntas frecuentes.
Contenidos
Repaso muy breve: ¿Qué es esto de VeriFactu y cómo te afecta?
En pocas palabras, VeriFactu es una normativa que obliga a que todas las empresas y autónomos en España que emitan facturas utilicen soluciones que cumplan con ciertos requisitos técnicos. Además, las facturas también tienen que cumplir ciertos requisitos:
- El software
-
Homologación: El software debe estar homologado, es decir, debe haber sido auditado por un tercero autorizado que haya certificado que, efectivamente, cumple con todos los requisitos técnicos estipulados en las nuevas normativas.
-
Requisitos técnicos: El software debe cumplir con los requisitos técnicos estipulados en la normativa. Por ejemplo, no debe permitir la modificación o eliminación de facturas ya emitidas, debe generar un registro inalterable paracada factura emitida, debe posibilitar el envío de estos registros a Hacienda a través de un protocolo informático determinado, entre otros.
-
- Las facturas:
- Software homologado: Deberán emitirse con un software homologado.
- QR: Deberán incluir un código QR que, al escanearse, permitirá verificar si la factura se encuentra en la base de datos de Hacienda.
- Frase VeriFactu: Si la factura se ha emitido empleando la modalidad VeriFactu (más adelante veremos qué es esto), se debe incluir obligatoriamente el texto “VERI*FACTU” cerca del código QR.
- Numeración correlativa: La numeración de las facturas debe ser correlativa.
- Otros requisitos: Las facturas deben emitirse siguiendo ciertos protocolos informáticos, entre otros.
Así, en la práctica, VeriFactu te afectará de las siguientes formas:
- Facturas en Excel o Word: O emitidas con cualquier otro programa que no cumpla con VeriFactu, quedan prohibidas.
- Modificación de facturas: No podrás modificar ni eliminar facturas. Tampoco podrás modificar ni eliminar los registros de facturación que el software genere. La eliminación o modificación de facturas se realizará mediante la emisión de facturas rectificativas.
- Declaraciones de impuestos: Si utilizas la modalidad VeriFactu, en la que los registros de facturación se envían de forma automática a Hacienda, es probable que el riesgo de sufrir inspecciones sea menor. Además, esto os agilizará a ti o a tu gestor ciertos trámites y declaraciones de impuestos.
- Prohibición del software no homologado: No podrás usar soluciones de facturación que no cumplan con VeriFactu o que no estén homologadas. Si lo haces, la sanción recaerá sobre ti. Esto incluye opciones como el software libre (de código abierto), software “pirata”, o software de pago, pero que simplemente no esté adaptado.
Cuidado con las sanciones: Hasta 50.000€
VeriFactu vs. Ley Crea y Crece (Factura electrónica): No son lo mismo
Una confusión bastante común es pensar que la factura electrónica es lo mismo que VeriFactu, o que tienen algo que ver siquiera. La “factura electrónica” no es lo mismo que VeriFactu.
La obligación de utilizar la factura electrónica se ha introducido con la Ley Crea y Crece, y no con la normativa VeriFactu. Ambas son leyes parecidas, pero diferentes.
Estas son las principales diferencias entre las dos leyes:
- VeriFactu (Ley Antifraude): Se centra en el software de facturación. Su objetivo principal es erradicar el fraude fiscal. Obliga a que los programas garanticen que las facturas (ya se emitan a otras empresas o a clientes particulares) sean inalterables, trazables y no se puedan borrar. En definitiva, controla cómo se registra y asegura la información de cara a Hacienda.
- Ley Crea y Crece: Se centra en el formato y el intercambio. Su meta principal es combatir la morosidad comercial. Obliga a que las operaciones entre empresas y autónomos (B2B) se facturen utilizando la factura electrónica. Además, también obliga a autónomos y empresas a comunicar el estado de pago de las facturas.
En pocas palabras, VeriFactu obliga a utilizar soluciones de facturación que cumplan con ciertos requisitos técnicos con el objetivo de evitar el fraude y la manipulación fraudulenta de facturas y registros, mientras que la Ley Crea y Crece obliga a utilizar la factura electrónica en operaciones B2B.
¿Quiénes NO tienen que usar VeriFactu?
La gran mayoría de empresas y autónomos que operen en España van a estar sujetos a la obligación de utilizar soluciones que cumplan con VeriFactu. No obstante, hay algunas excepciones concretas:
- Empresas adscritas al SII: Se trata de grandes empresas o aquellas que se han inscrito de forma voluntaria en el Suministro Inmediato de Información (SII). Este sistema ya exige el envío de los registros de facturación a la Agencia Tributaria en un plazo máximo de cuatro días, por lo que la normativa las exime de usar VeriFactu para evitar que se dupliquen los controles fiscales.
- País Vasco y Navarra: Ya que, en estos territorios forales, las Haciendas locales tienen sus propias competencias tributarias y aplican normativas antifraude independientes. Cuentan con su propia normativa independiente, TicketBAI.
- Regímenes especiales: Por ejemplo, aquellos que tributan en el régimen de módulos, el recargo de equivalencia o el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
- Negocios que no emiten facturas: Los negocios que están exentos de la obligación de emitir facturas.
¿Qué tengo que hacer para adaptarme?
Si eres dueño de un negocio pequeño o de un tamaño y complejidad reducidos, adaptarse a VeriFactu no es excesivamente difícil. No obstante, reiteramos que no es algo que se deba dejar para el último momento.
Para adaptarte a VeriFactu tendrás que hacer lo siguiente:
- Comparativa de opciones: Buscar y elegir una solución de facturación homologada. Si el software que utilizas ya cumple con VeriFactu, lo más probable es que no tengas que hacer nada o, como mucho, que lo único que tengas que hacer sea descargar e instalar la actualización correspondiente.
- Suscripción: Suscribirte a la nueva solución homologada.
- Configuración inicial: Proporcionar cierta información sobre tu negocio y actividad, como tus datos de facturación, información sobre tu negocio y, probablemente, también tu certificado digital (es necesario para que el software pueda firmar digitalmente en tu nombre los registros de facturación que genere, lo cual es un requisito de la normativa)
- Exportación de datos: Exportar tus bases de datos e información (catálogos de productos y servicios, fichas de clientes, etc) de tu software antiguo en formato CSV.
- Importación de datos: Importar estas bases de datos a tu nuevo software.
- Adquisición de dispositivos: Es probable que algunos de tus dispositivos antiguos (impresoras térmicas, lectores de códigos de barras, etc) no sean compatibles con la nueva solución que hayas elegido. Si ese es el caso, también tendrás que adquirir nuevos dispositivos compatibles.
- Con esto, tu negocio ya estará totalmente migrado y adaptado a la normativa VeriFactu.
Cuidado: No utilices software pirata, gratuito o de otros países
Utilizar algunas de las soluciones gratuitas que aparecen por internet puede resultar tentador, pero ten cuidado. Muchas de estas soluciones no están adaptadas a VeriFactu. Se trata de opciones que, llevan años sin ser actualizadas, o que simplemente no están orientadas al mercado español. Como hemos visto antes, utilizar un software de facturación que no cumpla con las nuevas normativas podría acarrear sanciones muy significativas.
¿Qué software elegir?
Desde Nominalia, nuestra recomendación es que elijas helloCash. helloCash es una herramienta desarrollada por uno de nuestros socios, el referente tecnológico europeo team.blue. Está pensado para comercios minoristas, negocios locales de servicios (por ejemplo, peluquerías o centros de estética) y profesionales independientes. Las principales ventajas de helloCash y, de hecho, los motivos por los que lo recomendamos, son los siguientes:
- VeriFactu: helloCash es una solución homologada. Podrás emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu o con TicketBAI.
- Precios: helloCash dispone de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado español.
- Plan gratuito: Por si tener precios competitivos no fuera suficiente, posee también un plan gratuito. Las facturas emitidas con el plan gratuito tienen validez legal y cumplen con VeriFactu.
- Funcionalidades: Dispone de una amplia gama de potentes funcionalidades, todas las que necesitarás para gestionar tu negocio.
- Sin descargas: En ordenadores, no es necesario descargar ni instalar nada, helloCash se utiliza desde su propia página web, iniciando sesión en ella. Para tabletas y móviles, disponen de una app en Google Play y en la App Store, que podrás descargar e instalar en segundos como cualquier otra aplicación.
- Tecnología cloud: La información no se almacena en tus dispositivos locales, se almacena en la nube. Gracias a ello, todos los dispositivos en los que utilices el software estarán siempre sincronizados, y la información estará siempre centralizada. Podrás acceder a la información y gestión de tu negocio desde cualquier lugar y dispositivo.
- Multidispositivo: Podrás usar helloCash en ordenadores, en tabletas y en smartphones. Podrás usarlo incluso en tus dispositivos personales si así lo deseas.
En definitiva, la llegada de VeriFactu y de las nuevas normativas de facturación supone un cambio importante en la forma de gestionar el día a día de cualquier negocio. Aunque al principio adaptarse pueda parecer difícil, dando el salto hacia la digitalización a tiempo te ahorrará prisas, estrés y posibles sanciones en el futuro. Escojas la solución que escojas, asegúrate de que está homologada y de que cumple con VeriFactu o, en su defecto, con TicketBAI si operas en el País Vasco o en Navarra.
