VeriFactu serà obligatori per a les empreses des de l'1 de gener del 2027, i per als autònoms des de l'1 de juliol d'aquest mateix any. En altres paraules, VeriFactu és a tocar. Tot i que aquestes dates encara puguin semblar llunyanes per a alguns, és convenient no deixar les coses per a l'últim moment.
Tot i que adaptar-se a VeriFactu, com ara veurem, no és necessàriament difícil, és una cosa que no és qüestió d'un dia: cal comparar opcions i triar el programari adequat, provar-lo, formar els empleats, importar la informació des del programari utilitzat prèviament, adquirir nous dispositius, entre d'altres. En aquest article, repassarem breument els punts més importants sobre VeriFactu i la seva imminent entrada en vigor, veurem com adaptar-se i donarem llum sobre confusions i preguntes freqüents.
Continguts
Repàs molt breu: Què és això de VeriFactu i com t'afecta?
En poques paraules, VeriFactu és una normativa que obliga que totes les empreses i autònoms a Espanya que emetin factures utilitzin solucions que compleixin certs requisits tècnics. A més, les factures també han de complir certs requisits:
- El software
-
Homologació: El programari ha d'estar homologat, és a dir, ha d'haver estat auditat per un tercer autoritzat que hagi certificat que, efectivament, compleix tots els requisits tècnics estipulats a les noves normatives.
-
Requisits tècnics: El programari ha de complir els requisits tècnics estipulats a la normativa. Per exemple, no ha de permetre la modificació o eliminació de factures ja emeses, ha de generar un registre inalterable percada factura emesa, ha de possibilitar enviar aquests registres a Hisenda a través d'un protocol informàtic determinat, entre d'altres.
-
- Les factures:
- Programari homologat: S'han d'emetre amb un programari homologat.
- QR: Hauran d'incloure un codi QR que, en escanejar-se, permetrà verificar si la factura es troba a la base de dades d'Hisenda.
- Frase VeriFactu: Si la factura s'ha emès emprant la modalitat VeriFactu (més endavant veurem què és això), cal incloure obligatòriament el text “VERI*FACTU” a prop del codi QR.
- Numeració correlativa: La numeració de les factures ha de ser correlativa.
- Altres requisits: Les factures s'han d'emetre seguint certs protocols informàtics, entre d'altres.
Així, a la pràctica, VeriFactu t'afectarà de les següents formes:
- Factures en Excel o Word: O emeses amb qualsevol altre programa que no compleixi amb VeriFactu, queden prohibides.
- Modificació de factures: No podràs modificar ni eliminar factures. Tampoc no podràs modificar ni eliminar els registres de facturació que el programari generi. L'eliminació o la modificació de factures es realitzarà mitjançant l'emissió de factures rectificatives.
- Declaracions d'impostos: Si utilitzes la modalitat VeriFactu, en què els registres de facturació s'envien de forma automàtica a Hisenda, és probable que el risc de patir inspeccions sigui menor. A més, això us agilitzarà a tu o al vostre gestor certs tràmits i declaracions d'impostos.
- Prohibició del programari no homologat: No podràs fer servir solucions de facturació que no compleixin amb VeriFactu o que no estiguin homologades. Si ho fas, la sanció recaurà sobre tu. Això inclou opcions com el programari lliure (de codi obert), programari “pirata”, o programari de pagament, però que simplement no estigui adaptat.
Compte amb les sancions: Fins a 50.000€
VeriFactu vs. Llei Crea i Creix (Factura electrònica): No són el mateix
Una confusió força comuna és pensar que la factura electrònica és el mateix que VeriFactu, o que tenen alguna cosa a veure ni tan sols. La “factura electrònica” no és el mateix que VeriFactu.
L'obligació de fer servir la factura electrònica s'ha introduït amb la Llei Crea i Crece, i no amb la normativa VeriFactu. Totes dues són lleis semblants, però diferents.
Aquestes són les principals diferències entre les dues lleis:
- VeriFactu (Llei Antifrau): Se centra en el programari de facturació. El seu objectiu principal és eradicar el frau fiscal. Obliga que els programes garanteixin que les factures (ja s'emetin a altres empreses oa clients particulars) siguin inalterables, traçables i no es puguin esborrar. En definitiva, controla com es registra i assegura la informació de cara a Hisenda.
- Llei Crea i Creix: Se centra en el format i l'intercanvi. La seva meta principal és combatre la morositat comercial. Obliga que les operacions entre empreses i autònoms (B2B) es facturin utilitzant la factura electrònica. A més, també obliga autònoms i empreses a comunicar l'estat de pagament de les factures.
En poques paraules, VeriFactu obliga a utilitzar solucions de facturació que compleixin certs requisits tècnics amb l'objectiu d'evitar el frau i la manipulació fraudulenta de factures i registres, mentre que la Llei Crea i Crece obliga a utilitzar la factura electrònica en operacions B2B.
Qui NO ha de fer servir VeriFactu?
La gran majoria d'empreses i autònoms que operin a Espanya estaran subjectes a l'obligació d'utilitzar solucions que compleixin VeriFactu. No obstant això, hi ha algunes excepcions concretes:
- Empreses adscrites al SII: Es tracta de grans empreses o aquelles que s'han inscrit de forma voluntària al Subministrament Immediat d'Informació (SII). Aquest sistema ja exigeix l'enviament dels registres de facturació a l'Agència Tributària en un termini màxim de quatre dies, per la qual cosa la normativa les eximeix de fer servir VeriFactu per evitar que es dupliquin els controls fiscals.
- País Basc i Navarra: Ja que, en aquests territoris forals, les Hisendes locals tenen les seves pròpies competències tributàries i apliquen normatives antifrau independents. Compten amb la pròpia normativa independent, TicketBAI.
- Règims especials: Per exemple, aquells que tributen al règim de mòduls, el recàrrec d'equivalència o el règim especial d'agricultura, ramaderia i pesca.
- Negocis que no emeten factures: Els negocis que estan exempts de l'obligació d'emetre factures.
Què he de fer per adaptar-me?
Si ets propietari d'un petit negoci o d'una mida i complexitat reduïts, adaptar-se a VeriFactu no és gaire difícil. Tot i això, reiterem que no és una cosa que s'hagi de deixar per a l'últim moment.
Per adaptar-te a VeriFactu hauràs de fer el següent:
- Comparativa d'opcions: Buscar i triar una solució de facturació homologada. Si el programari que utilitzes ja compleix VeriFactu, el més probable és que no hagis de fer res o, com a molt, que l'únic que hagis de fer sigui descarregar i instal·lar l'actualització corresponent.
- Subscripció: Subscriure't a la nova solució homologada.
- Configuració inicial: Proporcionar certa informació sobre el teu negoci i activitat, com ara les teves dades de facturació, informació sobre el teu negoci i, probablement, també el teu certificat digital (és necessari perquè el programari pugui signar digitalment en nom teu els registres de facturació que generi, la qual cosa és un requisit de la normativa)
- Exportació de dades: Exportar les teves bases de dades i informació (catàlegs de productes i serveis, fitxes de clients, etc) del programari antic en format CSV.
- Importació de dades: Importeu aquestes bases de dades al vostre nou programari.
- Adquisició de dispositius: És probable que alguns dels vostres dispositius antics (impressores tèrmiques, lectors de codis de barres, etc) no siguin compatibles amb la nova solució que hagis triat. Si aquest és el cas, també haureu d'adquirir nous dispositius compatibles.
- Amb això, el teu negoci ja estarà totalment migrat i adaptat a la normativa VeriFactu.
Cura: No utilitzis programari pirata, gratuït o d'altres països
Utilitzar algunes de les solucions gratuïtes que apareixen per internet pot resultar temptador, però vés amb compte. Moltes solucions no estan adaptades a VeriFactu. Es tracta d'opcions que, fa anys que no són actualitzades, o que simplement no estan orientades al mercat espanyol. Com hem vist abans, utilitzar un programari de facturació que no compleixi les noves normatives podria comportar sancions molt significatives.
Quin programari triar?
Des de Nominalia, la nostra recomanació és que triïs helloCash. helloCash és una eina desenvolupada per un dels nostres socis, el referent tecnològic europeu team.blue. Està pensat per a comerços detallistes, negocis locals de serveis (per exemple perruqueries o centres d'estètica) i professionals independents. Els principals avantatges de helloCash i, de fet, els motius pels quals ho recomanem, són els següents:
- VeriFactu: helloCash és una solució homologada. Podràs emetre tiquets i factures que compleixen amb VeriFactu o amb TicketBAI.
- Preus: helloCash disposa d'una de les estructures de preus més competitives del mercat espanyol.
- Pla gratuït: Per si tenir preus competitius no fos suficient, té també un pla gratuït. Les factures emeses amb el pla gratuït tenen validesa legal i compleixen VeriFactu.
- Característiques: Disposa d'una àmplia gamma de potents funcionalitats, totes les que necessitaràs per gestionar el teu negoci.
- sense descàrregues: En ordinadors, no cal descarregar ni instal·lar res, helloCash s'utilitza des de la seva pròpia pàgina web, iniciant-hi sessió. Per a tauletes i mòbils, disposeu d'una app a Google Play ia l'App Store, que podreu descarregar i instal·lar en segons com qualsevol altra aplicació.
- Tecnologia cloud: La informació no s'emmagatzema als dispositius locals, s'emmagatzema al núvol. Gràcies a això, tots els dispositius en què utilitzeu el programari estaran sempre sincronitzats, i la informació estarà sempre centralitzada. Podràs accedir a la informació i gestió del teu negoci des de qualsevol lloc i dispositiu.
- Multidispositiu: Podràs fer servir helloCash en ordinadors, en tauletes i en smartphones. Podràs utilitzar-lo fins i tot als teus dispositius personals si així ho desitges.
En definitiva, l'arribada de VeriFactu i de les noves normatives de facturació suposa un canvi important en la manera de gestionar el dia a dia de qualsevol negoci. Encara que al principi adaptar-se pugui semblar difícil, fent el salt cap a la digitalització a temps t'estalviarà presses, estrès i possibles sancions en el futur. Escullis la solució que escullis, assegura't que està homologada i que compleix amb VeriFactu o, si no, amb TicketBAI si operes al País Basc oa Navarra.
