Utilitzant els programes adequats, el teu equip podrà dedicar menys temps a cercar la versió més recent dels fitxers i més a treballar.
Treballar en un projecte en grup pot ser tot un repte. Aconseguir que totes les parts implicades estiguin al corrent de les darreres decisions, assignar cada tasca particular i comprovar si s'han dut a terme totes les comeses mai no és fàcil i, de fet, és un punt amb què moltes empreses tenen dificultats.
No obstant això, quan es fan servir les eines adequades, un grup pot millorar el treball diari i, en conseqüència, el resultat final. En aquest sentit, els programes per treballar de manera col·laborativa permeten comunicar-se a distància amb més eficàcia, redueixen radicalment l'intercanvi de missatges per correu electrònic i, a causa de la seva naturalesa informal i immediata, poden fomentar l'esperit d'equip que influeix al final productivitat.
Tipus d'eines col·laboratives
El concepte de programari col·laboratiu és molt ampli ia la pràctica s'aplica a una gran quantitat d'aplicacions i serveis. Efectivament, les necessitats de treball en equip d'una gran empresa del sector automobilístic no són les mateixes que les d'un dissenyador web que ha muntat la microempresa. No és el mateix coordinar 100 persones a diversos països que 5 o 6 en una mateixa sala.
Per això, l'elecció d'una eina col·laborativa en línia dependrà de factors com el tipus de projecte, els processos ja establerts o les dinàmiques habituals de treball d'una empresa. Amb tot, a continuació us presentem una sèrie de plataformes per al treball col·laboratiu que solen resultar pràctiques en qualsevol àmbit.
1. Gestió de comunitats
En general, els primers passos per començar un projecte en equip són fer un «pluja d'idees» i elaborar algun tipus d'esquema que permeti visualitzar idees i fluxos.
- Mestre de la ment. Aplicació per elaborar mapes mentals que es poden fer servir per anotar idees i estructurar els eixos del projecte. A més, permet gestionar comeses, inserir elements multimèdia i convertir-los en una presentació o en un document per imprimir.
- Symbaloo. Tauler virtual on es poden compartir enllaços o recursos en línia d'interès. Útil per recopilar fonts o documents de base.
2. Entorns de treball
- Office 365. Entre altres eines per treballar en grup, el paquet de Microsoft inclou aplicacions per crear equips, guardar i sincronitzar fitxers al núvol i editar documents en qualsevol lloc i en temps real. La plataforma Punt compartit, per exemple, ofereix mètodes de treball col·laboratiu com els wikis i facilita perfils personals de l'equip per conèixer l'experiència i els interessos de cada membre.
- Gobby. Multiplataforma amb editor de textos col·laboratiu a l'estil Google Docs per escriure entre diverses persones. Útil, per exemple, per a projectes col·laboratius de programari.
3. Recursos de comunicació
Les aplicacions de comunicació, també conegudes com a missatgeria en grup, han sabut unir les millors formes de comunicació modernes, com són els fòrums i la missatgeria instantània.
- Fluix. Sistema de comunicació en temps real en què, a més de ser possible xatejar entre participants, es pot guardar i arxivar missatges, etiquetar converses i alertar usuaris.
- Queixar. Plataforma mitjançant la qual les empreses poden crear una xarxa social privada a la qual s'accedeix amb l'adreça de correu professional.
4. Recursos de telepresència
De tant en tant no és sobrer parlar cara a cara amb les persones que estan a l'altra banda de la pantalla. Per això, hi ha programes que ens permeten muntar presentacions online i organitzar reunions virtuals estalviant-nos desplaçaments.
- TeamViewer. Una aplicació completa que cobreix aplicacions tan diverses com a control remot de maquinari, videoconferències i presentacions. Un dels punts extra és que es pot gravar sessions, cosa que pot servir per crear tutorials, etc.
- Mikogo. Una altra eina per compartir pantalla i muntar reunions o conferències en línia amb un màxim de 25 participants de manera gratuïta.
5. Recursos de gestió de tasques
Un dels aspectes més importants per a lèxit dun projecte en equip és la coordinació de tots els participants. Les eines de gestió de projectes permeten organitzar dates de lliurament, personal i producte final a un únic espai.
- Campament base. Plataforma d'ús compartit de fitxers i missatgeria en grup que fa possible coordinar projectes fàcilment mitjançant fites, dates límit i notificacions. Si bé no és possible crear tasques repetitives, es poden elaborar plantilles per estalviar temps. Una alternativa en programari lliure és ProjectPier.
- Dotproject. aplicació clàssica de gestió de projectes que divideix els objectius en subobjectius, permet assignar recursos (econòmics, materials, de personal) i representar les tasques mitjançant un diagrama de Gantt.
Ens hem oblidat alguna eina en línia per treballar en grup especialment útil? Comparteix la teva experiència.